La clé est ici de trouver un créneau d'agenda commun à tous, ou du moins à l'essentiel des participants.
2 méthodes possibles
- traditionnelle: envoyer un mail collectif et gérer les réponses
- efficace: lancer un sondage date
Pourquoi préférer un sondage ?
Prenons comme exemple le déroulement des échanges pour caler une réunion en présentiel devant rassembler 10 personnes
- envoi par l'organisateur d'un mail aux 10 participants invités (copie automatisée éventuelle pour les adresses de liste ou de service)
- ce mail initial entraîne 10 réponses en mode "répondre à tous", avec 8 réponses positives et 2 refus, soit au total 100 mails à lire pour l'ensemble des destinataires... mais (on a de la chance) les 2 refus indiquent des disponibilités alternatives
- nouveau mail de l'organisateur proposant une nouvelle date aux 10 participants
- 10 nouvelles réponses en mode "répondre à tous" - cette fois, 1 des participants initialement disponible ne l'est plus... soit 100 nouveaux mails à lire
- de guerre lasse, l'organisateur confirme la nouvelle date aux 10 participants
Total des mail diffusés: 230
A noter: dans le cas d'une réunion Teams (ou autre solution en visio), l'envoi des mails aux destinataires et la réception des réponses d'acceptation/refus est automatique et centralisé au niveau de l'organisateur : on est donc dispensés de la multiplication des mails en mode "répondre à tous", mais pas des allers-retours nécessaires pour trouver une date satisfaisant tout le monde.
L'alternative consistant à diffuser un sondage se décline comme suit
- création par l'organisateur d'un sondage numérique comportant plusieurs propositions de date/heure
- les invités répondent selon leur disponibilité
- l'application de sondage indique automatiquement la date la plus favorable, et peut même dans certains cas automatiser la confirmation du créneau retenu en cas d'unanimité
- avantages
- le système fonctionne pour les réunions en présentiel comme en visio
- l'organisateur est informé en temps réel des disponibilités des participants et peut si nécessaire proposer des créneaux alternatifs
- les invités à la réunion ne sont pas "pollués" par les aller-retours de mail des autres participants
Quels outils pour créer / gérer un sondage ?
L'application FindTime, associée à Office365/Outlook, permet d'automatiser la diffusion de sondages pour l'organisation de réunions. la procédure est accessible en ligne, et l'application peut être paramétrée pour la planification automatique.
Comme alternative, on peut également proposer la solution libre et ouverte framadate, qui permet de façon simple et efficace la création et la gestion de sondages, et notamment de sondages "dates", le tout sans collecte d'aucune donnée des participants (ce qui n'est pas le cas d'autres outils comme doodle)